提升生產力的App與工具何其多，看 Evernote、Mailbox、Remember the Milk、Any.do、Time Recording 等 app 的火熱程度就知道提升生產力是人們亟欲到達的目標。
坊間有那麼多提升生產力的書籍和工具，但為什麼把事情有效率地辦妥還是如此困難呢？許多人每天開始工作前，腦海中便規劃好今日的待辦事項：回覆完所有重要郵件、準備會議資料、完成至少 5 件待辦事項。叮咚！下班時間到，預先規畫的事項沒有一件完成，您想著......這虛晃的 8 小時公司還要付我薪水。
問題不再於這些工具本身，很有可能是您使用的方式錯誤。下面七項為缺乏工作效率的通病。
1. 完成今日所有待辦事項
像 Remember the Milk 這般的 app 鼓勵今日事今日畢，然而， Marissa Mayer 去年在 Saleforce.com 演講中即強調：完成所有每日待辦事項，恐怕是缺乏生產力的徵兆（這也意味著您很有可能僅僅在享受完成事情的成就感）。真正高產能的人會排出事情的優先順序，先將不重要的事情放一旁，高產能的人不是完成專家（completists）──他們是生產專家（productivists）。
2. 回覆每通電話
有許多人每通電話都接，有一位經營保險代理的朋友告訴我他的理論：讓電話進語音信箱就等同是告訴顧客說他/她沒有那麼重要。打電話的人希望接電話的是真人。這在某些情況也許很有效率──尤其是您專門處理業務訂單的話。但這個理論極度缺乏效率。事實上，研究早已指出專注處理當下工作比分心多工更有效率。一通電話在大多數情況中都是干擾，打斷原本的工作──這意味著您突然同時處理許多事情，而處理速度也會減慢。完成您的工作，接著回電。
3. 遵行「一次完成」原則
很多年前我學到一個工作技巧。顯然當在管理文件、電子郵件、社群網站時，當一接觸到事件就馬上處理是否最有效率的方法。若某人遞給您一份合約，最好就是在送到您手上時當場簽名。否則，收到文件、歸檔、簽名再送回去這個過程所花費的時間將會更多。但這個原則總是對的嗎？在郵件與社交動態的處理上，我並不總是一次完成。事實上，我很少這麼做。大部分從社群網站進來的訊息都不重要──大部分的文件，通常也都不重要。
4. 視溝通為「單行道」
這是很嚴重的問題。您總是在想為什麼任何事都無法處理好，或是為什麼沒辦法激發他人的工作動機。這個問題的原因，很有可能出於您自己。在大多數情況中，糟糕的溝通都源自於一個不斷說話的人，如果不傾聽，就不能真正理解他人的需求。更糟的是，一個溝通單行道，也意味著他人將不傾向給予您協助。多一些傾聽，您可能會增加一個幫助提高工作產能的盟軍。
5. 避開所有干擾
上面我曾提到，為什麼每通電話都接會損害產能，因為您尚未完成手邊的工作就被打斷。然而，遵行嚴格避開所有干擾的原則同樣缺乏效率。為什麼呢？表面上看起來是打斷工作的干擾，有時也可以成為大腦的能量。當您完成一個任務，接著──碰！──某著人來到您的辦公室。談話過後，那些您靜的片刻將激發新的點子，同時，高產能也代表著，讓「干擾」引導您到達一個全新、更好的工作方向。您只要確保有篩選過這些事情，並只允許那些能幫助您工作的事情打斷您。
6. 為使事情成功，您事必躬親
沒有效率的人通常會尋求經手的每一件事情成功。Adam Grant 的書 《Give and Take: A Revolutionary Apporach to Success》 指出，若管理者總是涉入每一件工作會毫無效率，因為您沒有認知到，在使個人成功的途中其他人所應該扮演的角色。高產能的人會將精力擺在如何使團隊成功；而將自己縮小到整個團隊合作的一環而已。高產能是團隊集體都高產能運作之下的產物。
7. 整個心思都放在「達到高產能」
是的，這一條很諷刺。您著重在高產能的精力越多，您就越沒有效率。以我擔任作家的工作為例，我通常會思考的目標即是：盡可能越有效率越好。在著重在我自身效率以及辦妥待辦事項的過程中，我早早就完成任務，不過這是在我尚未取得足夠資訊的情況下；這樣窄小的視野使我看不見故事全貌。在許多情況中，不要過於聚焦生產力，而是彈性地將思考焦點放在與同事間的人際關係、公司的目標與願景，甚或準時回家吃晚餐......等等，都是能提高產能的方法。當以越全觀的視野思考，最終，您將會掌握對工作真正重要的觀點。
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