企劃書撰寫-細部流程

細部流程是有別於一般企劃書的工作用工具，比起一般企劃書，更加著重於時間、人員、物資調配，使用的時機在於活動執行當日，這項工具書非常的重要，因為你可以藉此知道何時需要大量人力、物資，是否出現冗員....等，對於執行活動的當下，也可避免許多搞不清楚情況的可愛組員，通常團隊會於前一天召開行前會，以便確認所有事項能夠如期達成。
以下介紹在活動上所謂的細部流程企劃書(以下簡稱細流)的重點提要：



一、現場工作分配必須明確，根據活動性質不同進行分組，可以想想有哪些事情是需要做的，然後再把它做工作分類，我以最簡單的方式分類(場外、場內、器材、招待)來分析一場表演活動並作為範例：

門口組：
定義：凡未進入場內的相關事項皆屬於此小組負責，包含入口及服務台。
內容：
1.入口動線配置
2.入口處布置
3.剪票(不一定有)
4.服務台布置(提供其他場次活動也在此處)
5.觀眾諮詢(會跟場控組有些重疊，但若他在場外問當然就是你們負責回答囉)
6.場地復原

場控組：
定義：凡進入場內相關事項皆屬於此小組負責，包含指引帶位、服務詢問。
1.觀眾指引帶位
2.座位規劃(有V.I.P必須與招待組協商好規劃的座位數)
3.場內布置(若場地布置非常大型，建議額外規劃場地布置組；包含座位布置)
4.場內狀況控制(通常是演唱會才會出現的狀況....)
5.觀眾諮詢(會跟門口組有些重疊，但若他在場內問當然就是你們負責回答囉)
6.場地復原

器材組
1.器材管控、測試
2.器材廠商接洽
3.機動支援
4.器材清點
5.雜七雜八(通常這組會負責不在其他組規範範圍的工作，例如買便當.....)
6.現場拍攝(這點必做，很多團隊到後面才發現沒有照片可以記錄，因為都沒有規劃部門負責)

招待組
1.表演團體招待(隨時了解表演團體是否有額外需求，並負責表演團體與主辦單位聯繫)
2.長官招待(必須清楚那些長官會到場，並進行帶位)


二、.細流可以從活動當天流程下去推估，通常我們分為幾個階段

      場佈(活動前)-->活動執行-->場地復原(以下簡稱場復)

	時間	組別	地點	執行內容	器材
場 佈	14:00 15:00	器材組	學生會à 中正紀念堂	1.門口組布置 2. 3.	剪刀*1、長桌*2
		招待組	中正紀念堂	1.聯繫廠商
	15:00 16:00
	16:00 17:00
	17:00 18:00
活動開始	18:30	開始入場
	18:30 19:00
	19:00	活動開始
	20:00 21:00

上面這個表格可以供給各位使用參考，基本上有幾個要點
1.每個時間差以1個小時為主(有些狀況是例外，如上表)
2.必須標註重要時間，如上表的入場及開始時間，這是對外公開的行程，表示在這之前你們有那些事項必須完成。
3.執行內容若有需要配置圖，建議以附件方式備註
4.各組必須按照你的人力分配下去填寫姓名


三.當天活動現場配置圖(包含動線、器材位置圖....等)

下圖範例是中正紀念堂前辦理園遊會的配置圖

PS.不過還是建議可以根據不同組別畫製不同的場地配置圖

四、器材清單列表

名稱	單位	總數量	租借人/組	租借數量	備註

這份很重要，器材再來去之間總是會遺失，但不知從何找起，因此應該要建立此份表格以確認器材何處來? 數量多少? 借給誰? 有沒有還?
有借有還，再借不難阿~ 各位


四、製作工作人員連絡清單小卡，可以附在名牌背後，以便任何問題上的聯繫。

五、必須準備雨天備案，動線上的改進、雨傘袋的提供、雨傘桶.....等，跟雨天有關的相關應變措施。