阿志與系學會Part6：單據核銷
系露如火如荼的展開中，為了讓幹部們做事方便，只要幹部有需要，阿志一定會支持的，所以各項雜支開銷陸續增加，錢都先讓幹部拿去運作，結果系露一結束，總務問阿志總共花了多少錢？阿志摸著頭說：「有一萬二拿去租遊覽車，有八千給小牌安排伙食…….其他的，我再問問。」過了一學期，錢的去向還是沒個著落，學弟妹以為學長貪錢，阿志也有口說不清，只知道錢都給大家了，可是大部分的單據都沒有拿到。系主任怒了，下令一個月內搞清楚給系上同學一個交代，不然就記大過處分。這該怎麼辦？
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Q1：活動預算應該如何預估?
Ans：
每場活動必定有他的款項科目，可以由活動各組提出，例如：宣傳組應提出製做宣傳物件所有所需之金額，估計方法可向廠商詢問，或者直接由手工成本計算，最後再向總務提報，待總務蒐集所有組別所需之經費後，在統一作刪減動作。特別一提，估預算時務必多估，多估的金額可預防變數發生使用。
Q2：經費該如何核銷、收據有哪幾種?
Ans：
經費來源主要為校方經費(訓輔、學生會)及其他(系費、贊助)，每種經費的核銷應該都要有正確的收據或發票，及確定的金額、品項，以便財務報帳整理資訊公佈，使用各系系費以及贊助支出的金額，由各系系學會及系辦共同協定審核辦法；若向校方申請經費，則必須使用學校之表格(如附件)。必須注意的是，發票及收據的格式，是否合乎單位使用。值得一提的是交通收據，交通費的收據就是指票根。
飛機票有收執聯，要妥善保存。
火車票的票根在出站的時候蓋章即可帶走。
公路客運一般都有票根，如票根需要收回，可向站務申請購票證明。
計程車因為沒辦法開立合格收據，要準備支出證明單請司機填寫。
各種合格單據
種類：收銀機統一發票
注意事項
1、只要有打上統一編號即可（東海大學的統一編號為52004800）
2、忘記打統編，可以在發票上補蓋店家的統一發票專用章。
3、打上統一編號的發票就不可以拿來兌獎摟！
4、沒有打明細的發票，經辦人最好用在上面註記內容，並簽名負責。
5、必須清楚總金額為多少，項目為哪些(可用鉛筆註記在旁邊)
圖示
種類：免用統一發票
注意事項 1、買受人必須寫上『東海大學』，不可以寫上『東海大學XX系 或XX社團』。
2、統一編號的地方是要寫上商家的統編而不是東海的，請勿填錯。
3、章分成大章(店章)及小章(私章)，請注意私章上必須要有統編，很多店家章上只有電話號碼，這是不可以使用的。
4、摘要的地方是要填寫品項，若店家無填寫清楚，請在底下用鉛筆註記。
5、底下金額的地方必須用國字填寫『零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖』
6、收據不可塗改，若有塗改請商家重開
圖示
種類：二聯式(金額含稅)或三聯式(不含稅)發票
注意事項
三聯式的第一聯為存根聯、第二聯為扣抵聯、第三聯為收執聯，核銷經費必須同時有第一及第二聯
圖示
種類：個人領據
注意事項
此領據可在課外活動組公文櫃內取得
圖示
收 據
茲收到
私立東海大學
新臺幣 萬 仟 佰 拾 元整
此據
具領人：
身分證字號：
住址：
中 華 民 國 年 月 日
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