系學會教戰手冊之溝通篇

阿志與系學會Part7：溝通     麻煩的事情還不只這些，系露一結束，一堆幹部說要退出系學會，活動組練舞練到手痠了、腿快斷了，事後檢討會上營火組居然說表演不夠精采；因為廠商的疏忽，導致伙食不足，學弟妹吃得很開心，但是幹部們只能在旁邊看著餓肚子；小隊輔遇到小隊員受傷卻不知道怎麼處理，醫護站歸誰、最近的醫院在哪。各組長無奈，組員們辛苦，來系學會幫忙的其他同學也覺得莫名其妙，私底下抱怨：「如果有下次，不，沒有下次了，這種吃力不討好的工作還是少作。」阿志想要留住幹部，卻不知道如何是好，這到底是幹部間溝通上的問題？還是奇摩子的問題？

Q1：遇到幹部間的分工糾紛怎麼處理？
Ans：
    在系學會時常遇到的問題就是，夥伴越來越少，一開始的活動，大家憑著熱血、義氣在互相支持，但沒有明確分工，就容易造成糾紛，一份好的細部流程企劃書能夠解決這樣的問題，讓所有的人清楚在何時、何地應該處理什麼事情，而不會造成分工不明，踢皮球的問題。


Q2：活動細流該如何撰寫？
Ans：
在安排活動細流的時候必須掌握人、事、時、地、物，什麼「人」在什麼「時」間什麼「地」點做什麼「事」情，做這件事情要準備什麼「物」品在活動細流中都要交待清楚，活動前要帶著幹部在紙上跑過一遍，如此在活動當天大家會更清楚自己的職務內容，避免大家都是以幫忙別人的心情面對，結果該注意的地方卻疏忽了。


Q3：何謂活動備案
Ans：
在執行一項任務、活動時，必須設想活動中會發生的變數，此變數會影響流程進行、甚至使之無法完成，為這些變數所設想之解決方案，稱之為『備案』。如故事中系露此活動，遇到的問題為『食物、醫療』，首先，來看看食物的問題，我們確定場地後，除了與廠商再三確認到達時間、配合方式外，必須清楚系露場地所在之地理位置，附近是否有餐飲業，若在發生供應不足的問題時，可協助提供；同樣的，確定位置後，必須清楚最近醫院位置，以防不時之需。

Notic：辦理校外活動時，記得到課外組拿取『校外旅遊報告』表格填取，以防止學生出事，學校確不知的情況發生喔!