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阿志與系學會Part5：預算編列
不少學弟妹也上大度山系板上反映系費的問題，連學長姐也加入戰局，抱怨連連，到底經費運用怎麼分配到四個年級上，感覺系費都花在大一、二身上，越老就越沒人理。看著年度預算即將編列，系隊也蠢蠢欲動，準備在今年的預算大會上奮力一搏，將系隊經費再往上提高。
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Q1：四個年級系費分配比例為何？
Ans：
目前收系費方式為四年一收，最難計算的就是，每個年級應該收取的費用比例應該為何，這是最大的課題，通常系學會會直接說要收一筆錢，但是都沒有給予清楚詳細的理由(參與系上活動可增進同學之間與學弟妹間的交流)，容易導致猜測，建議讓他們清楚這筆錢可以參與多少活動。
舉例：系費總額為四千，大學四年八學期所以一學期為五百，每學年度上學期可參與的為期中進補、期末進補、X系之夜、講座、XX週等…以此類推，將活動介紹給學生們知道，讓他們認為這筆錢是有效益的。
Q2：系隊預算的編列該佔總預算多少比例？
Ans：
這是很多系都會遇到的問題，往往過度補助系隊容易導致後期活動經費缺乏，品質降低而引來責罵聲，每個系學會接任的時候，必須清楚經費運用方向為何，如果今年總收入20萬，12萬為系上活動經費、6萬為系隊補助、2萬為講座等…..，以此類推，必須讓全系清楚經費總額，這樣可以避免不必要的紛爭。
Q3：經費預算如何審核？
Ans：
每個系應成立系大會，成員為繳費之所有系上學生，時間分別為期中、期末。期中系大會由系學會提出預算，讓繳費之學員審核，經費預算是否合理；期末大會，系學會將所有花費之發票及正確金額公佈，並且將活動異動及經費異動之訊息予學員知道，並公佈下學期活動預算表。
Q4：退費該如何計算
Ans：
有關於經費問題，最好的方法絕對是明文規定、事先公布，因為這是系學會應盡的義務，至於學生是否保護他的權利，這就不在我們的討論內。
系學會遇到的退費問題分為以下幾種（請看下列所述）：
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狀況一
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無理退費
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內容
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常常會有人繳了系費可是不去參加系上活動，於是便要求退費，對此稱為『無理退費』
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問題
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今天若你退費給他，那將會造成連鎖效應導致所有學員都要退費，造成系上經費不足。
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解決方案
(僅供參考)
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在你寄去給新生的通知單上，除了必須清楚標明系費用途外，可加上退費標準，為針對這樣的情況可在組織章程訂定此條規定：
繳費之學員，除以下之情況給予退費，其餘將不受理
至於是什麼情況，就由你們跟系辦及系大會協商囉~
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狀況二
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系露退費
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內容
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在初期一定很多學弟妹糊里糊塗的繳交了系費及系露的費用，但他們沒有參與系露，並要求退費，在此情況下，系學會該如何應對?
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問題
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有些系學會仍然給予退費，但無法全額退費，會造成不小反應，那在此之前系會是否有達到告知義務呢?
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解決方案
(僅供參考)
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假設在系露前兩個禮拜，必須確定所有的人數，所以學弟妹能夠告知系學會不前往系露的時間點，必須明確公佈，若報名沒有前往的學弟妹只給予退費多少，這也必須明確。
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狀況三
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變數退費－活動餘款
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內容
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有些活動(例如：系露)或者款項(系服)的經費是額外收取的，如果今天辦完活動，有剩餘經費是不是要退還給參與的學弟妹?
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問題
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如果今天沒有退費，被發現的時候就會被誣陷為『黑錢』，這是個跳進黃何洗也洗不清的說詞，而且在最後公佈帳目的時候也容易不清不楚。
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解決方案(僅供參考)
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系露結束或系服製作完畢後，若有剩餘金額，建議公佈給系上同學知道，是否退費可由系大會決策。
Notice：此項只適合用於獨立款項
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狀況四
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變數退費－休學、退學、轉學、轉系
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內容
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今天有同學因為某些因素必須離開系上，那他所繳的系費是否能夠退還，能夠退還多少?這往往是最頭痛的問題
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問題
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這是一個嚴重的問題，每屆系會的收費方式不同，所以可以退還金額也不同，如果今天能夠退費，這位同學能夠收到多少退費?
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解決方案(僅供參考)
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制定組織章程，此項必須確定，且不再任意做修改，內容必須清楚規定四年系費運用比例，再依照學員離開的時機點作為判斷。
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