幹部如何做好時間管理

1.開會時間總是在晚上，如何有效率的開會

a. 事前做好建立團隊的工作

在學年開始前，最適合做聯誼性的工作，或者先寄一些信件鼓勵幹部們，或者趁機舉辦一些聚會，凝聚團隊的士氣和默契，都是很好的方法。聯誼的活動，可以讓大家有一種認同感，也讓大家更瞭解我們的想法，先搞定人、事情才能搞定。

b. 議程及企劃案要 Plan ahead

在開會前，一定要排出議程，這樣子主席及與會者才能知道要花多少精力在每個議程中。如果有要討論的企劃，一定要有書面的資料（打字）。書面企劃提案，是提案者和其輔導幹部事前討論，而開會的目的，是整合團隊的共識，推動活動。這兩者分別清楚，就能省下許多開會時間。

c. 主持會議的技巧

會議的主持也相當重要，若是擔任主持人的角色，就需要除了排定今天議程，更要和提案人做一下溝通，瞭解重點，如何推動案子通過。除此之外，面對複雜的議程，最後先有一些會前會，找少數關鍵的人來先溝通（可以利用開會前20分鍾先行討論），也讓整個會議時間縮短。


2.計畫總是趕不上變化，如何訂定行事曆，及抓準籌備活動

所需要時間?


舉辦活動時，總會有許多突發狀況，常常會讓人覺得活動辦不下去。但是，這其實常常也是另一個良機，勇於面對挑戰，活動反核就能辦得更好。

a. 寫好活動企劃書，才能機動應變

英 文演講比賽由於已經舉辦六屆，因此留下了許多企劃案範本。我也和承辦主委多次就活動內容討論，並在社團內舉辦了籌備會。也因此，雖然意外發生導致整個行事 曆變動，社團內的其他幹部卻能協助應變，這都有賴於事前對整個企劃的掌控狀況（企劃案及事前會議等），讓變動影響變成最小。

b. 抓準籌備活動所需要時間

演講比賽開始推動時，速度很慢，由於主辦的主委資歷深，但是很忙碌，我自己也因為二月份出國日數很長，導致整個活動推動的時間被延遲了。其實抓準籌備活動所需的時間並不容易，但是重點是要預留許多狀況的應變時間，不要預估一個月，就在一個月前開始準備，而是要儘量提早就設計出企劃案，才能避免時間不足導致的問題。

c. 生命會自己找到出路

辦活動也常常遇到不知如何推動的狀況，我在活動推動不順利時，總會想到侏儸紀公園片中的一句話"生命會自己找到出路"。面臨演講比賽的場地問題，第一時間是就是找尋替代方案，聯絡初賽場地員林高 中，租借其禮堂作為決賽場地。第二件事情，就是聯繫彰化演藝廳，約好時間，由我們社團的幹部去拜訪，瞭解真實的狀況。

當時演藝廳提出該日確實無法租借，但 是延後一週的話，場地是OK，雖然我一開始不以為然，但是在前去的幹部討論決議，決賽延後一週舉行（後來證明這樣子沒有問題。）

因此在遇到各種狀況時，都不用緊張，反要先慢下來思考。把問題切成小塊，自然可以順利進行。

3.從活動狀態進入讀書狀態的時間太長，如何改善?

大二時是我參加社團最瘋狂的時候，當時我擔任山地服務隊的隊長，同繫好友則是社團的總幹事。我們白天忙著上課及社團，下課後則完全投入社團活動，數不清的聚會及會議，成績當然是一落千丈。期末考時，我叫好友去考工程數學，他卻說因為沒唸書不想去了，那個學期，我被當了九個學分，好幾科六十，僥倖留在學校，好友則離開學校，再重考進歷史系。

出了社會後，我在工作之餘參加青商會，發現社團、家庭、工作的平衡的問題依舊存在，但是這次我因吃過苦頭，變得比較聰明。我知道我自己的優先次序永遠是家庭、工作、社團，遇到衝突時，便要有所取捨。

a. 找出自己的讀書屬性
有 些人適合早上讀書，有些人晚上效率才高，有的人在圖書館最讀的下書，有的人則要有點吵雜的環境。你真的瞭解自己的讀書屬性嗎？寫晨間日記是一個很好的方 法，可以紀錄自己的讀書狀況，並加以檢討，一步一步找出最適合自己的方式。這樣才能用自己合適的方式來讀書，自己也更願意花更多時間來做這件事情，事半而 功倍。

b. 每週的時間區塊設定

學校和社團的作息，常常是用週來做單位，每週內的時間區塊可以事前規劃好。課表排出後，幾個帶狀時間固定給社團，幾個時間作為讀書的時間，如果固定出每週讀書時間，別人也知道那段時間內要尊重你。相對的我們也要尊重別人的時間，不論開會、聚會事前做好規劃，節省大家時間。

c. 減少熬夜，立刻補眠

熬夜偶一為之，和同學出去透透氣，放鬆一下是一件好事，但是要注意回來後的休息。建議熬夜後的幾天，要多睡一些，快速補眠，迅速回到熬夜前的狀態，朝目標邁進。

角色的平衡，是很困難的時間管理問題，自己要訂好優先次序及原則，除了自己遵守，也要讓自己的幹部知道，作為領導者，很多時間都是和其他人共同擁有的，要先做好溝通，才不會衝突。