系學會教戰手冊之傳承篇

阿志與系學會Part11：傳承     這一年下來，阿志大概要當選全東海最坎坷的會長了，怪上一屆會長交接的時候交代得不清不楚，害自己吃了很多悶虧，新的一屆系學會會長選出來也算是阿志這一年來的最後一個任務。只可惜這又是另一個零的開始了，阿志什麼資料都沒有留下，而且再兩個禮拜就畢業了，時間太趕，學弟妹還不知道會遇到什麼問題之前，他已經拍拍衣袖，離開東海了。     反觀另一個系的系學會，今年得到社團評鑑特優，新的會長一上任就按部就班的將系學會組織得很好，還加入自己的新想法，不知道會產生怎樣的火花？

Q1：總檢是什麼?

Ans：

    單就名稱來說，總檢是指全國社團評鑑的評鑑資料，其中紀錄了系學會或社團的始末，紀錄了活動企劃、執行、評估、建議的過程，紀錄任何一件發生在系學會或社團的事情，讓評審透過資料來檢視系學會或社團一年來的付出，是否足以成為楷模。除了參與評鑑外，對於系學會或社團內部而言，則是一部系學會或社團經營發展的歷史，我們可以透過評鑑資料了解過去一年系學會或社團做了什麼樣的嘗試、發生了怎樣的問題、如何解決困難，並提出怎樣的建議。完善的總檢資料可避免錯誤一再發生，也可以使好的方法得以流傳，不同的時代、不同的環境、不同的組織架構、不同的人力運用都會使系學會的經營有不一樣的表現。

Q2：總檢如何製作？

Ans：

    在製作總檢之前，必須養成幾個好習慣。

一、隨時將資料存檔及保留：無論時文書資料、電子資料，或者是海報文宣的宣傳物件…等，都要留檔。

二、隨時紀錄問題發生的過程：通常問題發生到結束，我們只記得結果，但是發生的過程是最容易看出問題的關鍵點，從問題的發生、處理、解決，每一個過程都要記錄下來。

三、照片或影片是不錯的紀錄方式：除了文字以外，看圖或看影片說故事也是總檢很重要的一環，透過圖像與文字的使用，可使資訊表達的更為詳細。尤其是大型場佈或海報文宣，照片的拍攝可以減少資料保留的困難度。

將這些資料詳細記錄，整理起來就是一份總檢

Q3：如何做好傳承?

Ans：當我們越了解如何讓系學會做的更好，或者是說我們越了解如何改進系學會的缺點，那傳承就會越來越順利。傳承是為了讓學弟妹在剛接觸系學會的時候，指引他們，不要走過去走錯的路，可以少跌幾次，讓他們可以將系學會的經營的更好。

系學會教戰手冊之宣傳篇

阿志與系學會Part10：宣傳     ＸＸ之夜落幕之後，另一場紛爭又起，有學長姐反映為什麼沒有把活動訊息傳達給學長姐知道。有系學會幹部出來說話：「跟你們說你們又不會來。」這句話一出口，立刻引來學長姐言語的圍剿，一場出席與不出席、尊重與不尊重的問題在字裡行間傳達出不滿的情緒。

系學會教戰手冊之經費篇

阿志與系學會Part8：籌措經費     下學期到了，要舉辦ＸＸ之夜，為了節省經費（老實說是因為上學期花太多了，沒有節制），所以公關組只好去東別找廠商贊助活動經費。小牌問店家說：「請問老闆在嗎？我們是ＸＸ系學會，想要為了ＸＸ之夜拉贊助。」答：「老闆不在。」小牌又問到：「那老闆什麼時候會在？」答：「老闆永遠不在。」換一間店問問看：「請問老闆在嗎？」答：「不好意思，我們不贊助。」都還沒說問出口，就被拒絕了，贊助怎麼這麼難拉！一筆錢都沒拉到，公關組整個垂頭喪氣，小牌只好去跟偉大的神人級學長大牌求救，大牌說：「你怎麼不去跟學校或學生會申請經費就好了！」「那......現在申請還來的及嗎?」

系學會教戰手冊之場地篇

阿志與系學會Part9：場地     經費問題還沒解決，阿志又遇到了新難題，原本他預定要在銘賢堂舉辦活動，活動流程安排得差不多了，場地卻已經被另一個社團借走了要辦成果發表會，現在怪自己學期初沒有去場協已經太遲了。可是臨時要換場地，中正堂太大，茂榜廳又太正式，還有哪裡可以選？活動需要的桌椅、音響等器材又要到哪裡去借？

系學會教戰手冊之溝通篇

阿志與系學會Part7：溝通     麻煩的事情還不只這些，系露一結束，一堆幹部說要退出系學會，活動組練舞練到手痠了、腿快斷了，事後檢討會上營火組居然說表演不夠精采；因為廠商的疏忽，導致伙食不足，學弟妹吃得很開心，但是幹部們只能在旁邊看著餓肚子；小隊輔遇到小隊員受傷卻不知道怎麼處理，醫護站歸誰、最近的醫院在哪。各組長無奈，組員們辛苦，來系學會幫忙的其他同學也覺得莫名其妙，私底下抱怨：「如果有下次，不，沒有下次了，這種吃力不討好的工作還是少作。」阿志想要留住幹部，卻不知道如何是好，這到底是幹部間溝通上的問題？還是奇摩子的問題？

系學會教戰手冊之單據核銷篇

阿志與系學會Part6：單據核銷 　　系露如火如荼的展開中，為了讓幹部們做事方便，只要幹部有需要，阿志一定會支持的，所以各項雜支開銷陸續增加，錢都先讓幹部拿去運作，結果系露一結束，總務問阿志總共花了多少錢？阿志摸著頭說：「有一萬二拿去租遊覽車，有八千給小牌安排伙食…….其他的，我再問問。」過了一學期，錢的去向還是沒個著落，學弟妹以為學長貪錢，阿志也有口說不清，只知道錢都給大家了，可是大部分的單據都沒有拿到。系主任怒了，下令一個月內搞清楚給系上同學一個交代，不然就記大過處分。這該怎麼辦？

系學會教戰手冊-預算編列篇

阿志與系學會Part5：預算編列     不少學弟妹也上大度山系板上反映系費的問題，連學長姐也加入戰局，抱怨連連，到底經費運用怎麼分配到四個年級上，感覺系費都花在大一、二身上，越老就越沒人理。看著年度預算即將編列，系隊也蠢蠢欲動，準備在今年的預算大會上奮力一搏，將系隊經費再往上提高。

系學會教戰手冊-系費篇

阿志與系學會Part4：系費     七月聯考一放榜，就有一群大學新鮮人要加入系上這個大團體了，為了接下來四年系上的大小事情運作，收系費是每個系都會做的事情，阿志也覺得理所當然，這是為了讓系會運作得更順利，就請家族長整理好新生的通訊錄之後，寄了一封繳費通知書給即將踏入本系的學弟妹們。結果過沒幾天就接到家長的電話：「這四千多塊是在幹嘛的，不想繳可不可以。」「你們是在搶錢還是搶銀行，大學學費這麼貴，還要繳這筆錢，系上是要做什麼，叫你們系主任出來解釋給我們這些家長聽。」，而接到家長電話的系辦助教卻也不知道如何回答，沒想到一張繳費通知書，居然讓阿志跟系辦接家長的電話接到快手軟。

同學，你看錯了! 社團不是你想的這樣

撰寫時間：2007年

在社團活動 這樣的領域裡，容易吸引到熱血、想學習的學生，各種屬性的人聚集一塊，


但大多數人不愛念書，這是我發現的狀況，但並不代表這些學生不聰明

只是喜歡群聚、喜歡被肯定，想作一些能夠獲得認同得事情

所以，只好一卡車一卡車的往活動界裡塞，

系學會教戰手冊之系服篇

阿志與系學會Part3-1：系服     記得當選的隔天馬上就有廠商打電話給阿志，廠商說：「同學，你是ＸＸ系新一任的會長齁，我們這裡是采x，是東海大學特約的做衣服廠商，貴系也與我們合作多年，我想跟你約個時間見個面，方便嗎？」阿志心想，下學期也是要做系服跟系外套，先看看好了。約好了當天晚上跟廠商見面，一到現場廠商立刻展開三寸不爛之舌：「同學，早點決定比較好，你看那麼多個系學會都要做系服，如果你先跟我們簽約，我保證下學期一開學準時交貨給你們，而且還可以多給你們一些優惠喔！」阿志覺得還不錯，就跟廠商這麼說定，談好衣服的基本數量跟價格就簽約了。多慮的小牌知情之後，不禁為這件事情擔心了起來，不知道合約內容有沒有看清楚。

系學會教戰手冊之常見問題集

序：

　　過去自身當過系學會的副會長，卸任後的三年間也曾經輔導過許多系的系學會，發現各系會組成的人雖不同，但是遇到的問題卻大同小異，因此整理出系會經營幾大要點，編列成「系會教戰守則」，將由以下的組織流程來介紹系會中的每一個環節。

系學會教戰手冊之組織篇

阿志與系學會Part1：組織     經過有點激烈的系學會選舉之後，「阿志」當選系學會的會長。由於系上大部分的同學對於系學會的運作並不瞭解，再加上面對賺錢累積財富的工讀機會或者是提早為研究所準備加入補習行列等等各種誘因，願意將時間投入系學會經營的同學就更少。阿志一當選就遇上了這個難題，要怎樣籌組系學會？如何挑選適合的幹部加入？要廣召夥伴還是先從身邊的朋友開始尋找呢？

系學會教戰手冊之職責篇

阿志與系學會Part2：職責     阿志找了幾個身邊的朋友，一起看了系學會的組織，試著推想同年級各班中有沒有優秀的人才可以擔任重要的幹部，突然想到了系上一個頗為傑出的人才「小牌」，如果能拉他進系學會應該可以吸引更多人加入，於是約了小牌出來吃飯。     談了兩三句，小牌就問到：「你找我進來是可以，但是這一年你打算怎麼規劃？」阿志愣了一下，不是照學長姐經營的模式繼續做下去就好了嗎？

企劃書撰寫-細部流程

細部流程是有別於一般企劃書的工作用工具，比起一般企劃書，更加著重於時間、人員、物資調配，使用的時機在於活動執行當日，這項工具書非常的重要，因為你可以藉此知道何時需要大量人力、物資，是否出現冗員....等，對於執行活動的當下，也可避免許多搞不清楚情況的可愛組員，通常團隊會於前一天召開行前會，以便確認所有事項能夠如期達成。
以下介紹在活動上所謂的細部流程企劃書(以下簡稱細流)的重點提要：

【經驗】學生自治組織所浮現的危機

在東海大學 活動 這樣的領域裡
最容易吸引到熱血、想學習的學生
各種屬性的人聚集一塊，但不念書是大多數
這是我發現的狀況，但這些學生並不是不聰明
而是，人嗎....總是想作一些能夠獲得認同得事情
所以，只好一卡車的往活動屆裡塞，因為簡單、直接
不像念書，還得要考試，活動只要拿出正確態度跟對領導
幾乎沒有錯!!  當然我們也都是說，團隊生活是未來必備技能之一
活動中能夠學到的領導、態度、溝通等....
若是單純把大學四年念完，這些絕對是學不到的
以上所述，是我在大二以前，拿來跟自己講的話
一直到現在，我大學也讀了五年才順利畢業
路上走來的經歷不能說精彩，應該說是很複雜
讓我惋惜的是，四年來東海活動一直在做同樣的輪迴
我將這些經驗彙整成以下幾點，希望如果有心人士看到想改革
可作為一個參考

幹部如何做好時間管理

1.開會時間總是在晚上，如何有效率的開會

a. 事前做好建立團隊的工作

在學年開始前，最適合做聯誼性的工作，或者先寄一些信件鼓勵幹部們，或者趁機舉辦一些聚會，凝聚團隊的士氣和默契，都是很好的方法。聯誼的活動，可以讓大家有一種認同感，也讓大家更瞭解我們的想法，先搞定人、事情才能搞定。

b. 議程及企劃案要 Plan ahead

在開會前，一定要排出議程，這樣子主席及與會者才能知道要花多少精力在每個議程中。如果有要討論的企劃，一定要有書面的資料（打字）。書面企劃提案，是提案者和其輔導幹部事前討論，而開會的目的，是整合團隊的共識，推動活動。這兩者分別清楚，就能省下許多開會時間。

c. 主持會議的技巧

會議的主持也相當重要，若是擔任主持人的角色，就需要除了排定今天議程，更要和提案人做一下溝通，瞭解重點，如何推動案子通過。除此之外，面對複雜的議程，最後先有一些會前會，找少數關鍵的人來先溝通（可以利用開會前20分鍾先行討論），也讓整個會議時間縮短。

企劃書撰寫-緣起、目的、目標

前面已經介紹過，企劃書的封面及主題思考方法，都不停地在闡述一份企劃書要給閱案者留下第一印象的方法，企劃書其實就像是在看故事書，開頭總是需要先介紹故事的發展跟開頭，在一般企劃書中可見緣起、目的、宗旨、目標…等前提說明，皆是為了讓閱讀者可以更加瞭解企劃書為何而來? 重要性為何?

【分享】如何增加社團向心力

這是一個很多團體都會遇到的問題，當然基本上這就是領導者的責任與功能，要當一個好的領導者，絕對不是簡單的事。時間是必需品，更重要的還要有正確的方法。
社團缺乏向心力，是一個結果，可是導致結果的原因有很多，要解決你們社團的問題，也許可能要單獨的商談，不過這裡提供一些共通的原則供您參考。


往往我們會把很多問題歸類到大家沒有向心力。這裡有些迷思，我想可以思考一下：


1.大家不參與活動是因為社團缺乏向心力？


因為有向心力大家才願意參加活動？還是因為參加活動讓大家擁有向心力。向心力是從無到有，是一個過程。團體成形的原因很多，救國團因為甄選才能進入，因此一開始團體的向心力就比較強，大學社團因為學生自主性比較高，所以自由選擇參加社團的結果，一開始也較容易有向心力存在，至於高中社團，有的時候，大家也不清楚為何要參加社團，甚至規定每個人都要選一個社團，在這種情形下，一開始的社團向心力就會比較少。不過不管如何，團體的向心力，絕對是與時遽增，不是一蹴可及的。我們要利用活動參與來提升團體向心力，這只是一個方法，而不是衡量團隊是否具有向心力的標準，如果我們現在團隊還不到能夠辦活動的階段，領導者只是思考要多辦活動，或只思考如何讓自己的社團生活精彩，這樣的思維沒有從社員的角度出發，當然收不到好的效果，這方面的想法可以參考一本書，僕人領導，裡面會有精闢的講解。


2.如何利用活動增加團體向心力


如果我們想要辦活動來增加團隊向心力，從兩個角度來思考：
1.參與者
2.執行者
對於參與者，我們要降低活動參與的門檻，時間跟金錢是關鍵，時間越短，大家能參與的意願就越高，需要花費的越少，參加的可能性也會提高。因此，一開始不要想辦大型的活動，例如大家一起吃吃飯，或是幫某個社員慶生......等等。
先從小活動開始累積，讓大家體會到參與活動的樂趣。


從執行者的角度來看：很簡單，就是務必要讓活動辦成功，讓執行的人在過程中與結果裡能有成就感，因此就是把活動難度的門檻降低，簡化活動的執行過程，例如要表演帶動唱，是不是可以直接套用人家已經編好的，省去創作的過程，只要熟練即可。所以一開始要辦活動，盡量讓不確定性降低，確保活動的成功比較重要，例如：整理與布置社辦也是一個很不錯的活動，或是辦個火鍋晚會，只要準備食材跟場地即可。


最後回到問題的核心，下學期可以怎麼做呢？


一個社團要有向心力，一定要有目標跟願景，寒假期間先跟幹部商量一個學期的總目標，也就是願景的部分，然後把下學期已經排定的事項列出來，例如：段考的日期、校慶......等等。先把下學期的社團行事曆確定，活動不用多，但是要循序漸進，把總目標訂出來，領導者很重要的是影響力，如果有願景了，剩下的就是如何發揮影響力的問題摟！建議你，多從社員的角度去想，想想看為什麼你有投入社團的熱情，但他們卻沒有，社團對你的價值是什麼，跟他們一樣嗎？

轉載:http://www.kf-paradise.com/kf-assoc/page/main/main.asp

思考的迷失，恭喜你又迷路了~!

有一位聾啞人，想買幾根釘子，就來到五金商店，對售貨員做了一個這樣的手勢：左手食指立在櫃台上，右手握拳做出敲擊的樣子。售貨員見狀，先給它拿來一把槌子，聾啞人搖搖頭。於是售貨員明白了，他要買的是釘子。

企劃書撰寫技巧 - 主題發想

在企劃撰寫技巧 - 封面 這篇中已經有提到主標題及副標題如何區分(點我看文章)，在這就不詳述。相信在活動或者專案中，總是讓大家傷透腦筋的一定是主題，一個有創意又明確的主題可以造就無數契機，這篇要跟大家分享的就是主題發想：

相關物件思考法
許多時候，我們會聯想該活動的相關物件或動作，並用該元素作為主題聯想，如下第一張圖就是要你管，便強調管樂的管字；第二章圖則是運用置物櫃的櫃字，來強調他們所要呈現的企劃最初概念，這種方式有個好處就是能夠很直接性的告訴閱案者你要呈現的事情。